Tahap-tahap Proses Pembelian

A. Tahap-tahap proses pembelian

            Robinson and Associates telah mengidentifikasi delapan tahap proses pembelian industry dan menamakan kedelapan tahap itu fase pembelian (buyphase). Tahap-tahap itu ditunjukkan dalam tabel dibawah ini. Model itu menamakan kerangka kerja kisi-kisi pembelian (buygrid framework).

            Tabel 1. Kerangka kerja kisi-kisi pembelian:

Kelas-kelas pembelian
		Tugas Baru	Pembelian Ulang Yang Dimodifikasi	Pembelian Ulang Langsung
Fase-fase Pembelian	1.   Pengenalan masalah 2.   Perumusan Kebutuhan Umum 3.   Spesifikasi Produk 4.   Pencarian Pemasok 5.   Permintaan Pengajuan Proporsal 6.   Pemilihan Pemasok 7.   Spesifikasi rutinitas pesanan 8.   Penilaian Kerja.	Ya Ya Ya Ya Ya Ya Ya Ya	Mungkin Mungkin Ya Mungkin Mungkin Mungkin Mungkin Ya	Tidak Tidak Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Ya

            Tabel 1 menggambarkan tahap pembelian yang tercakup dalam situasi pembeliansebagai tugas baru. Dalam situasi pembelian ulang yang dimodifikasi atau situasi pembelian ulang langsung, beberapa tahap dipadatkan atau di bypass. Sebagai contoh, dalam situasi pembelian ulang langsung, pembeli biasanya memiliki pemasok yang disukai atau daftar peringkat pemasok. Dengan demikian tahap pencarian pemasok dan pemilihan proposal akan diloncati.

Pengenalan Masalah

            Proses pembelian dimulai saat seseorang di dalam perusahaan menyadari adanya masalah atau kebutuhan yang dapat dipenuhi dengan memperoleh barang atau jasa. Pengenalan masalah tersebut dapat dipicu oleh rangsangan internal atau eksternal.

Perumusan Kebutuhan dan Spesifikasi Produk Umum

            Berikutnya, pembeli menetapkan karakteristik umum dan kuantitas barang yang dibutuhkannya. Untuk produk standar, tahap itu sederhana. Untuk produk yang rumit, pembeli harus bekerja sama dengan pihak lain, insinyur, pemakai untuk menentukan karakteristik seperti keandalan, daya tahan, dan harga. Para pemasar bisnis dapat membantu pembeli dengan menjelaskan bahwa produknya benar-benar sesuai dengan kebutuhan pembeli tersebut.

Pencarian Pemasok

            Pada tahap ini, pembeli tersebut berusaha mengidentifikasi pemasok yang paling sesuai. Pembeli dapat meneliti daftar perusahaan, melakukan pencarian dengan computer, memperhatikan iklan dagang dsb.

Permintaan Pengajuan Proposal

            Pembeli akan mengundang pemasok yang memenuhi syarat supaya mengajukan proposal. Jika produk yang bersangkutan rumit atau mahal, pembeli akan menuntut proposal tertulis yang rinci dari tiap-tiap pemasok yang memenuhi syarat. Setelah mengevaluasi proposal tersebut, pembeli akan menghapus beberapa pemasok dang mengundang pemasok yang tersisa untuk melakukan presentasi resmi.

Pemilihan Pemasok

            Sebelum memilih pemasok, pusat pembelian akan membuat spesifikasi sejumlah atribut pemasok yang diinginkan dan menetapkan tingkat kepentingan relative atribut tersebut. Pusat pembelian kemudian menilai pemasok berdasarkan atribut-atribut itu dan mengidentifikasi pemasok yang paling menarik.

Spesifikasi Rutinitas Pesanan

            Setelah memilih para pemasok, pembeli tersebut merundingkan pesanan akhir, merinci spesifikasi teknis, jumlah yang dibutuhkan, waktu penyerahan yang diharapkan, kebijakan pengembalian, garansi dan seterusnya.

Penilaian Kinerja

            Pembeli secara periodic mengkaji ulang kinerja pemasok yang dipilih. Ada tiga metode yang biasanya digunakan. Pembeli tersebut dapat menghubungi pemakai akhir dan menanyakan evaluasi mereka, pembeli tersebut dapat memeringkat pemasok berdasarkan beberapa criteria dengan menggunakan metode nilai tertimbang atau pembeli dapat menjumlahkan biaya kinerja pemasok yang buruk untuk menghasilkan penyesuaian biaya pembelian termasuk harga. Kaji ulang kinerja dapat menyebabkan pembeli meneruskan, memodifikasi atau menghentikan hubungannya dengan pemasok tersebut.